PROJECT MANAGEMENT OF PMBOK

Unknown

PROJECT MANAGEMENT

Project Management atau Managemen Proyek

Manajemen proyek Menurut H. Kerzner. adalah merencanakan, menyusun organisasi, memimpin dan mengendalikan sumber daya perusahaan untuk mencapai sasaran jangka pendek yang telah ditentukan. Lebih jauh lagi manajemen proyek menggunakan pendekatan hiraki vertikal dan horizontal. Menurut saya adalah kegiatan merencanakan, mengendalikan dan mengawasi berbagai sumber daya yang terhimpun dalam suatu organisasi yang bersifat sementara, untuk melakukan kegiatan yang telah ditetapkan sebelumnya agar mencapai sasaran dan tujuan dalam jangka waktu yang telah ditentukan. Di dalam managemen proyek terdapat beberapa bagian yaitu sebagai gambar berikut :

Berikut penjelasan satu persatu tentang hal apa saja yang termasuk di dalam manajemen proyek.

Proyek Integerasi Manajemen.
Proyek Scope Manajemen.
Proyek Waktu Manajemen.
Proyek Biaya Manajemen.
Proyek Kualitas Manajemen.
Proyek Sumber Daya Manusia Manajemen.
Proyek Komunikasi Manajemen.
Proyek Risk Manajemen.
Proyek Prosedur Manajemen.

Proyek Integerasi Manajemen
          Manajemen Integrasi Proyek, menjelaskan berbagai proses yang dibutuhkan, agar
dapat dipastikan, berbagai elemen dari proyek dikoordinasikan dengan baik.
Manajemen integrasi terdiri dari pembuatan rencana proyek, pelaksanaan rencana
proyek dan pengendalian perubahaan secara keseluruhan. Project intergrasi management melibatkan koordinasi dari semua knowledge area melalui life cycle suatu proyek. Integrasi ini memastikan bahwa semua elemen dari suatu proyek selesai bersama pada waktu yang benar untuk menyelesaikan suatu proyek yang sukses.
            Banyak orang menyadari project integrasi management merupakan kunci dari semua kesuksesan proyek. Seseorang harus mengambil tanggung jawab untuk mengkoordinasikan smua orang, rencana, dan pekerjaan yang dibutuhkan untuk menyelesaikan proyek. Seseorang harus focus pada suatu gambaran besar dari proyek dan mengatur tim proyek untuk penyelesaian yang berhasil. Seseorang harus membuat keputusan akhir ketika terjadi masalah dalam proyek atau orang yang terlibat. Seseorang harus mengkomunikasi informasikan informasi proyek top management. Seseorang ini adalah project manager.

Develop project management paln.
Develop project management paln adalah dokumen yang dapat digunakan untuk mengkoordinasikan semua dokumen perencanaan proyek. Tujuan utamanya adalah memberikan tuntunan dalam eksekusi proyek. Project management plan dapat digunakan oleh manajer proyek untuk memimpin tim proyek dalam melaksanakan proyek dan menilai status proyek. Kinerja proyek harus diukur berdasarkan baseline plan.
Develop and project execution.
Develop and project execution adalah tahap melaksanakan pekerjaan yang telah digambarkan dalam project plan. Mayoritas waktu dan uang digunakan dalam eksekusi
Proyek. Area aplikasi proyek sangat mempengaruhi eksekusi proyek, karena selama eksekusi proyek inilah produk dari proyek dihasilkan.

Proyek Scope Manajemen

Project Scope Management termasuk suatu proses yang dikembangakn untuk mendefinisikan dan mengontrol apa yang termasuk atau tidak yang termasuk dalam suatu proyek. Hal tersebut untuk memastikan tim proyek dan stakeholders memiliki perngertian yang sama mengenai produk apa yang dihasilkan dari proyek dan proses apa saja yang akan digunakan oleh tim proyek untuk menghasilkan produk tersebut, ada lima proses utama yang dikembangkan dalam project scope manajement yaitu :

Scope Planning
Scope Planning menjelaskan bagaimana suatu scope didefinisikan, diuji, dan diawasi serta bagaimana Work Breakdown Structure (WBS) akan dibuat. Scope Planning merupakan langkah awal dari scope manajement plan. Ukuran proyek,kompleksitas, kepentingan, dan faktor – faktor lain akan mempengaruhi seberapa banyak usaha yang dihabiskan pada scope planning.
Hasil utama dari scope planning adalah suatu scope management plan yang mempersiapkan suatu dokumen yang berisi deskripsi bagaimana tim akan mempersiapkan project scope statement, membuat WBS, memastikan penyelesaian dari proyek yang dikerjakan dan mengontrol perubahan pada scope proyek.
Scope Definition
Langkah selanjutnya adalah menentukan lebih lanjut pekerjaan yang dibutuhkan untuk proyek. Scope definition yang bagus sangat penting untuk kesuksesan proyek karena sangat membantu meningkatkan akurasi dari waktu, biaya, dan sumber yang digunakan, serta menegaskan suatu baseline untuk memastikan kemampuan dan mengontrol proyek dan juga membantu dalam memperjelaskan komunikasi dalam tanggung jawab kerja. Hasil utama dari scope definition adalah project scope statement.
Create WBS
Setelah menyelesaikan proses scope palnning dan definition, langkah selanjutnya dalam project management adalah membuat suatu work breakdown structure (WBS). WBS adalah pengelompokan pekerjaan sulit dalam suatu proyek yang menentukan total scope dari proyek. Karena banyak proyek melibatkan banyak orang dan banyak perbedaan, ini sangat penting untuk menyusun dan memutuskan pekerjaan kedalam bagian logika dan didasari pada bagaimana pekerjaan akan dapat ditingkatkan. WBS merupakan dokumen pondasi pada project manajement karena menyediakan dasar untuk perencanaan dan pengaturan jadwal proyek, biaya, sumber, dan perubahan.
WBS sering digambarkan sebagai suatu task-oriental family tree dari aktivitas, sama dengan suatu bagan organisasi, suatu tim proyek sering menyusun WBS untuk produk proyek, fase proyek, atau menggunakan project management process group. Banyak orang suka membuat WBS dalam bagan untuk membantu membayangkan proyek dan semua bagian utama dari proyek tersebut.
Scope Vertifications
Melibatkan persetujuan formal dari project scope yang diselesaikan oleh stakeholders. Persetujaun ini sering dicapai dengan melakukan penyelidikan pada pelangaran. Untuk menerima persetujuan formal dari project scope, tim proyek harus membuat dokumentasi yang jelas dari produk proyek dan prosedur untuk menevaluasi jika proyek sudah diselesaikan dengan benar dan menimbulkan kepuasan. Untuk mengurangi perubahan scope, sangat perlu dilakukan pekerjaan yang dapat memastikan project scope.
Scope Control
Scope Contro melibatkan peraturan perubahan untuk project scope. Pengguna sering tidak yakin bagaimana mengingkan tampilan untuk dilihat atau fungsi apa yang dibutuhkan untuk meningkatkan performa bisnisnya. Pengembang tidak yakin bagaimana mengartikan user requirement, dan mereka juga memilki keterkaitan dengan teknologi yang terus berubah.
Tujuan dari scope control adalah mempengaruhi factor yang menyebabkan perubahan scope, menyakinkan perubahan yang diproses berdasarkan pada prosedur yang dikembangkan sebagai bagian dari mengintegrasikan perubahan control, dan mengatur perubahan ketika perubahan ini terjadi. Scope control termasuk mengidentifikasikan, mengevaluasi, dan mengimplementasikan perubahan dari project scope sebagai progress dari proyek.

Proyek Waktu Manajemen

Project time management dapat diartikan secara sederhana, melibatkan proses yang dibutuhkan untuk memastikan waktu penyelesaian dari proyek. Bagaimanapun, mencapai waktu penyelesaian suatu proyek tidak mudah. Ada enam proses utama yang dilibatkan dalam project time management yaitu :

1. Activity Definition
Activity definition melibatkan pengidentifikasikan aktivitas secara lebih rinci yang mana harus dilakukan oleh anggota tim proyek dan stakeholder untuk membuat suatu proyek.
Tujuan utama dari proses activity definition adalah untuk memastikan bahwa tim proyek sudah benar – benar mengerti semua tugas yang harus mereka lakukan sebagai bagian dari project scope sehingga mereka dapat memulai penjadwalan kerja. Suatu aktivitas atau tugas adalah suatu elemen yang biasanya dapat diliat pada WBS yang disertai dengan durasi waktu, biaya dan resource yang digunakan.

2. Activity Sequencing
Setelah membuat aktivitas proyek, langkah selanjutnya dalan project time managemen adalah activity sequencing. Activity sequencing melibatkan pengematan kembali pada daftar aktivitas dan atribut, project scope management, daftar milestone, dan perubahan yang disetujui untuk menetukan hubungan antara aktivitas.

3. Activity Resource Estimating
Sebelum mengestimasi durasi untuk setiap aktivitas, harus dimiliki suatu ide yang baik untuk kuantitas dan tipe dari resource (orang, peralatan, dan material) yang akan ditentukan setiap aktivitas. Secara alami proyek dan organisasi akan mempengaruhi perkiraan resource. Sangat penting untuk menentukan resource apa yang peril, termasuk orang yang memiliki pengalaman dan kemampuan dalam proyek yang sama dan dengan organisasi yang memiliki performa proyek.

4. Activity Duration Estimating
Bekerja dengan stakeholder untuk menetapkan aktivitas, menentukan dependensinya, dan mengestimasi resource-nya, proses selanjutnya dalam project time management adalah mengestimasi durasi dari aktivitas. Penting untuk diingat bahwa durasi termasuk jumlah dari waktu kerja pada aktivitas plus waktu yang dilewatkan.

5. Schedule Development
Schedule Development menggunakan hasil dari semua proses project time management yang sebelumnya untuk menentukan awal dari akhir dari proyek. Sering ada beberapa iterasi dari semua proses project time management sebelum suatu jadwal proyek diselesaikan. Tujuan akhir dari schedule development adalah untuk membuat suatu jadwal proyek yang realistis yang menyediakan suatu dasar untuk memantau berjalannya proyek untuk dimensi waktu proyek. Hasil utama dari proses ini adalah jadwal proyek, model data kadwal, suatu baswline jadwal, perubahan yang diinginkan, da perubahan untuk kebutuhan resource. Atribut aktivitas, kalender proyek, dan perencanaan manajemen proyek.

6. Schedule Control
Prose akhir dari project time management adalah schedule control. Seperti scope control, schedule control adalah suatu bagian dari proses pengendalian perubahan. Tujuan dari proses ini adalah untuk mengetahui status dari jadwal proyek, faktor yang depengaruhi karena perubahan jadwal,menentukan jadwal yang berubah, dan mengatur perubahan ketika perubahan itu terjadi.

Proyek Biaya Manajemen

                        Project Cost management adalah salah satu elemen dari banyak elemen di Project Management, dan merupakan elemen tiga terpenting yang paling banyak disebut oleh orang dalam Project Management : Cost, Schedule dan Quality yang sering juga disebut "triple constrains" dalam
mencapai tujuan project.
Elemen Project Cost Management terdiri dari:
1.Resource Planning / Perencanaan Sumber Daya
2.Cost Estimating / Estimasi Biaya
3.Cost Budgeting / Anggaran Biaya
4. Dan Cost Controlling / Pengaturan Biaya.

Perencanaan Sumber Daya terdiri atas Perencanaan sumber daya modal/biaya, Tenaga Kerja, Perlatan/mesin dan material. Perencanaan Biaya yang biasa dilakukan dalam proyek seperti halnya anggaran biaya yg lain adalah: Direct Cost dan Indirect Cost. Direct Cost adalah merupakan biaya langsung selama project berlangsung yg biasanya terdiri dari: Biaya Tenaga Kerja, Peralatan dan Material. Indirect Cost adalah merupakan biaya yang tidak langsung / tidak tetap seperti: biaya manajemen proyek, izin, asuransi dll.
Perkiraan biaya / Cost estimating, adalah ilmu dan teknik dalam menghitung biaya proyek berdasarkan dasar-dasar perkiraan/teknik yang dipakai (analogi, parameter, Bottom up, dan computerized berdasarkan basis data yang ada dlm software)
Anggaran/budgeting, merupakan kegiatan untuk menyusun anggaran belanja dan aliran kas (masuk dan keluar) dalam suatu proyek berdasarkan Rencana Anggaran Biaya (RAB)
Controlling, Merupakan kegiatan untuk mengontrol biaya/cost, berdasarkan RAB / Cost baseline sehingga diperlukan teknik untuk mengukur kinerja / performance dan pengontrolan terhadap perubahan / change.

Proyek Kualitas Manajemen

Manajemen Mutu Proyek adalah salah satu proses yang paling penting dalam Siklus Hidup untuk menentukan proyek ini di trek. Pengujian dilakukan selama proses mutu harus peta secara langsung ke persyaratan. Jika tidak, proses tersebut perlu dikaji ulang. Kualitas proses mencakup semua kegiatan organisasi melakukan yang menentukan kebijakan kualitas, tujuan, dan tanggung jawab sehingga proyek akan memenuhi kebutuhan yang dilakukan. It menerapkan sistem manajemen mutu melalui kebijakan, prosedur, dan proses perencanaan mutu, jaminan mutu, dan kontrol kualitas, dengan kegiatan perbaikan proses yang berkesinambungan yang dilakukan sepanjang, yang sesuai. Manajemen Mutu sering dikelola manajer lain dan perawatan harus diambil untuk memastikan proyek Anda memiliki sumber daya rekayasa kualitas yang diperlukan untuk melakukan pekerjaan itu. Itulah salah satu alasan saya harus sangat ketat tentang membuat hubungan baik dengan semua orang dalam tim proyek. Ini berlaku ganda ketika sumber daya Anda berada dalam organisasi matriks dan tidak melapor kepada Anda.

1. Kualitas Perencanaan: mengidentifikasi standar kualitas yang relevan dengan proyek dan menentukan bagaimana untuk memuaskan mereka.

2. Lakukan Jaminan Kualitas: menerapkan, kegiatan yang direncanakan kualitas sistematis untuk memastikan bahwa proyek tersebut mempekerjakan semua proses yang diperlukan untuk memenuhi persyaratan.

3. Lakukan Quality Control: hasil pemantauan proyek tertentu untuk menentukan apakah mereka sesuai dengan standar mutu yang relevan dan mengidentifikasi cara untuk menghilangkan penyebab kinerja tidak memuaskan.

Project Human Resource Management

Manajemen Sumber Daya Manusia dalam proyek adalah proses mengorganisasikan dan mengelola atau menempatkan orang-orang yang terlibat dalam proyek, sehingga orang tersebut dapat dimanfaatkan potensinya secara efektif dan efisien. Sumber daya manusia dalam sebuah proyek antara lain termasuk sponsor, pelanggan, anggota tim proyek, staf pendukung (jika ada), supplier, dsb.

Tahapan - Tahapan Manajemen SDM :

Perencanaan Sumber Daya Manusia

Mengidentifikasi dan mendokumentasikan perananan seseorang dalam proyek, tanggung jawabnya dan bagaimana relasi pelaporan orang tersebut dengan orang-orang lain dalam proyek

Akuisisi Tim Proyek

Usaha untuk mendapatkan sumber daya manusia sesuai kebutuhan untuk menyelesaikan proyek

Membangun Tim Proyek

Meningkatkan kompetensi dan interaksi anggota tim proyek, baik secara individual maupu secara berkelompok untuk meningkatkan kinerja proyek

Mengelola Tim Proyek

Memantau kinerja tim proyek dengan memberikan masukan atau motivasi, solusi ataupun sekedar koordinasi dalam rangka meningkatkan kinerja proyek.

Project Communication Management

Manajemen Komunikasi proyek adalah kompetensi yang harus dimiliki manajer proyek dengan tujuan utama adalah agar adanya jaminan bahwa semua informasi mengenai proyek akan sampai tepat pada waktunya, dibuat dengan tepat, dikumpulkan, dibagikan, disimpan dan diatur dengan tepat pula.

Tahapan - Tahapan Manajemen Komunikasi :

Perencanaan Komunikasi (Communication Planning) Mendefinisikan kebutuhan komunikasi dan informasi di antara stakeholder sebuah proyek.

Distribusi Informasi Proses yang dilakukan untuk menjamin terpenuhinya kebutuhan informasi pada waktu yang tepat bagi setiap stakeholder.

Pelaporan Kinerja Proses mengumpulkan dan menyebarkan informasi kinerja proyek, termasuk di dalamnya status reports, progress measurements, dan peramalan.

Mengelola stakeholders Proses mengelola komunikasi untuk memenuhi kebutuhan dan harapan stakeholder dan penyelesaian isu-isu yang terjadi.

Project Risk Management

Manajemen risiko adalah suatu pendekatan terstruktur/metodologi dalam mengelola ketidakpastian yang berkaitan dengan ancaman; suatu rangkaian aktivitas manusia termasuk: Penilaian risiko, pengembangan strategi untuk mengelolanya dan mitigasi risiko dengan menggunakan pemberdayaan/pengelolaan sumberdaya. Strategi yang dapat diambil antara lain adalah memindahkan risiko kepada pihak lain, menghindari risiko, mengurangi efek negatif risiko, dan menampung sebagian atau semua konsekuensi risiko tertentu. Manajemen risiko tradisional terfokus pada risiko-risiko yang timbul oleh penyebab fisik atau legal (seperti bencana alam atau kebakaran, kematian, serta tuntutan hukum. Manajemen risiko keuangan, di sisi lain, terfokus pada risiko yang dapat dikelola dengan menggunakan instrumen-instrumen keuangan.

Sasaran dari pelaksanaan manajemen risiko adalah untuk mengurangi risiko yang berbeda-beda yang berkaitan dengan bidang yang telah dipilih pada tingkat yang dapat diterima oleh masyarakat. Hal ini dapat berupa berbagai jenis ancaman yang disebabkan oleh lingkungan, teknologi, manusia, organisasi dan politik. Di sisi lain pelaksanaan manajemen risiko melibatkan segala cara yang tersedia bagi manusia, khususnya, bagi entitas manajemen risiko (manusia, staff, dan organisasi).

Resiko proyek Resiko proyek mengancam rencana proyek. Bila resiko proyek menjadi kenyataan maka ada kemungkinan jadwal proyek akan mengalami slip & biaya menjadi bertambah

Resiko teknis Resiko teknis mengancam kualitas & ketepatan waktu PL yg akan dihasilkan. Bila resiko teknis menjadi kenyataan maka implementasinya menjadi sangat sulit atau tidak mungkin.

Resiko bisnis Resiko bisnis mengancam viabilitas PL yg akan dibangun. Resiko bisnis membahayakan proyek atau produk.

Project Procurement Management

Manajemen Proyek Pengadaan merupakan bagian dari proses manajemen proyek di mana produk atau jasa yang diperoleh atau dibeli dari luar basis karyawan yang ada (yang akan bekerja pada proyek) dalam rangka untuk menyelesaikan tugas atau proyek. Pada dasarnya ada dua jenis pengadaan, di mana perusahaan bertanggung jawab untuk produk atau jasa tertentu di bawah hukum kontrak , PPM ini termasuk tanggung jawab manajemen kontrak bahwa masalah tugas-tugas tertentu ke berbagai anggota tim . Kedua proses manajemen proyek yang penting untuk keberhasilan perusahaan.

Enam (6) proses utama dari project procurement management: